6 Möglichkeiten, Datenverlust in Textverarbeitungssoftware zu verhindern

Datenverlust betrifft zwar jeden, der einen Computer verwendet, ist jedoch besonders problematisch für diejenigen, die Textverarbeitungssoftware verwenden. Es ist frustrierend, die wichtigen Dokumente zu verlieren, für deren Erstellung Sie so viel Zeit aufgewendet haben - besonders, wenn Sie wie die meisten Benutzer sind, die Dokumente direkt auf dem Computer erstellen und nicht die Vorteile einer handschriftlichen Kopie haben. In den Online-Foren und in den Abteilungen für technischen Support wird immer wieder nachgefragt, wie man verlorene Dateien wiederherstellen kann. Die einzige todsichere Möglichkeit, verlorene Dateien wiederherzustellen, besteht darin, sie von einem Backup wiederherzustellen. Aus diesem Grund ist ein System, das Datenverluste verhindert, so wichtig. Es gibt fünf Möglichkeiten, um Ihre in Wortform verarbeiteten Dokumente zu schützen.

Speichern Sie Ihre Dokumente niemals auf demselben Laufwerk wie Ihr Betriebssystem

Während die meisten Textverarbeitungsprogramme Ihre Dateien im Ordner Eigene Dateien speichern, ist dies der schlechteste Ort für sie. Unabhängig davon, ob es sich um einen Virus oder einen Softwarefehler handelt, wirken sich die meisten Computerprobleme auf das Betriebssystem aus. Häufig besteht die einzige Lösung darin, das Laufwerk neu zu formatieren und das Betriebssystem neu zu installieren. In einem solchen Fall geht alles auf dem Laufwerk verloren.

Die Installation einer zweiten Festplatte in Ihrem Computer ist eine relativ kostengünstige Möglichkeit, dieses Problem zu beheben. Eine zweite interne Festplatte ist nicht betroffen, wenn das Betriebssystem beschädigt ist. Sie kann sogar auf einem anderen Computer installiert werden, wenn Sie eine neue kaufen müssen. Darüber hinaus werden Sie überrascht sein, wie einfach die Einrichtung ist. Wenn Sie skeptisch sind, ein zweites internes Laufwerk zu installieren, ist eine externe Festplatte eine hervorragende Option. Ein externes Laufwerk kann jederzeit an einen beliebigen Computer angeschlossen werden, indem Sie es einfach an einen USB- oder Firewire-Anschluss anschließen. Viele externe Laufwerke bieten außerdem den zusätzlichen Vorteil von One-Touch- und / oder geplanten Sicherungen. Sie geben einfach die Ordner und den Zeitplan an und die Software kümmert sich um den Rest.

Sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig, egal wo sie gespeichert sind

Es reicht nicht aus, Ihre Dateien an einem anderen Ort als dem Ihres Betriebssystems zu speichern. Sie müssen regelmäßige Sicherungen Ihrer Dateien erstellen. Und seien wir ehrlich: Auch Ihre Sicherung ist fehleranfällig: DVDs werden zerkratzt und Festplatten brechen. Es ist sinnvoll, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie eine Datei abrufen können, indem Sie eine zweite Sicherungskopie davon erstellen. Wenn die Daten wirklich wichtig sind, können Sie sogar darüber nachdenken, ein Backup in einem feuerfesten Tresor zu speichern.

Vorsicht vor E-Mail-Anhängen

Selbst wenn Sie sicher sind, dass sie keine Viren enthalten, können E-Mail-Anhänge zu Datenverlust führen. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie ein Dokument mit demselben Namen wie eines auf Ihrem Laufwerk erhalten und Ihre E-Mail-Software so eingestellt ist, dass Anhänge am selben Ort gespeichert werden, besteht die Gefahr, dass Sie die bereits vorhandene Datei überschreiben. Dies geschieht häufig, wenn Sie an einem Dokument zusammenarbeiten und Kollegen Aktualisierungen per E-Mail senden. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihr E-Mail-Programm so einstellen, dass Anhänge an einem eindeutigen Speicherort gespeichert werden, oder denken Sie darüber nach, bevor Sie einen E-Mail-Anhang auf Ihrer Festplatte speichern.

Vorsicht vor Benutzerfehlern

Wir geben es nicht gerne zu, aber wir entwickeln oft unsere eigenen Probleme. Nutzen Sie die in Ihrem Textverarbeitungsprogramm enthaltenen Sicherheitsvorkehrungen, z. B. Versionsverwaltungsfunktionen und nachverfolgte Änderungen. Benutzer verlieren häufig Daten, wenn sie ein Dokument bearbeiten und Teile versehentlich löschen. Nachdem das Dokument gespeichert wurde, gehen die Teile, die geändert oder gelöscht wurden, verloren, es sei denn, Sie haben Funktionen aktiviert, mit denen Änderungen für Sie gespeichert werden.

Wenn Sie sich nicht mit den erweiterten Funktionen herumschlagen möchten, drücken Sie die Taste F12, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, um die Datei unter einem anderen Namen zu speichern. Es ist nicht so gut organisiert wie einige der anderen Methoden, aber es ist trotzdem ein nützlicher Trick.

Gehe in die Cloud

Das Speichern von Dateien und deren Backups in der Cloud - also auf einem Remote-Server - wird immer häufiger. Es bietet viele Vorteile, wie großzügige Platzzuteilungen, einfache Bedienung, Zugriff von überall und auf jedes Gerät, das Sie verwenden, sowie Zuverlässigkeit. Cloud-Speicherdienste sichern ihre eigenen Server, sodass die auf diese Weise gespeicherten Dateien doppelt geschützt sind. Aus diesen Gründen ist Cloud-Speicher für die meisten Menschen zunehmend die beste Option.

Es gibt verschiedene kostenlose Optionen für den Mainstream:

  • Google Drive bietet mit jedem Google-Konto 15 GB an.
  • Mac-Benutzer erhalten 5 GB mit iCloud, das in jedes Apple-Gerät integriert ist.
  • Microsoft stellt mit OneDrive, das mit Office 365- und XBox-Konten geliefert wird, 5 GB Speicherplatz zur Verfügung.

Wenn Sie mehr als das zu speichern haben, bieten die oben genannten Dienste kostenpflichtige Optionen, ebenso wie zahlreiche andere Cloud-Speicherunternehmen

Bewahren Sie Kopien Ihrer Dokumente auf

Es ist nicht elegant und verhindert nicht, dass Sie Ihr Dokument erneut eingeben und formatieren müssen. Wenn Sie jedoch eine gedruckte Kopie eines wichtigen Dokuments aufbewahren, ist zumindest sichergestellt, dass Sie den Inhalt der Datei haben - und das ist besser, als überhaupt nichts zu haben.