Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen in Outlook

Erstellen Sie in Outlook eine Vorlage, um dieselbe E-Mail immer wieder zu senden

Wenn Sie häufig sehr ähnliche E-Mails senden, speichern Sie zunächst eine dieser Nachrichten in Outlook als Nachrichtenvorlage. Anstatt die E-Mail von Grund auf neu zu erstellen, beginnen Sie mit einer Vorlage und passen Sie sie an Ihren E-Mail-Empfänger an. Sie sparen Zeit und werden effizienter bei Ihren E-Mail-Aufgaben.

Anweisungen in diesem Artikel gelten für Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; und Outlook für Office 365.

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage (für neue Nachrichten) in Outlook

So speichern Sie eine Nachricht als Vorlage in Outlook:

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. Wählen Sie Start > Neue E-Mail . Oder drücken Sie Strg + N.

  2. Geben Sie einen Betreff ein, wenn Sie einen Betreff für Ihre Nachrichtenvorlage verwenden möchten.

    Sie können eine E-Mail-Vorlage ohne Standardbetreff in Outlook speichern.

  3. Geben Sie Text, Bilder und andere Elemente ein, die in der E-Mail-Nachrichtenvorlage angezeigt werden sollen.

    Entfernen Sie Signaturen, wenn Sie Outlook so eingerichtet haben, dass beim Erstellen einer neuen Nachricht automatisch eine Signatur hinzugefügt wird.

  4. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Vorlage eingerichtet haben, wählen Sie Datei > Speichern unter . Wählen Sie in Outlook 2007 Office- Schaltfläche > Speichern unter .

  5. Geben Sie einen Dateinamen ein.

  6. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Dateityp und dann Outlook-Vorlage (* .oft) . Wählen Sie in Outlook 2007 den Dropdown-Pfeil Dateityp aus, und wählen Sie Outlook-Vorlage aus .

  7. Wählen Sie Speichern .

  8. Schließen Sie die ursprüngliche E-Mail.

Verfassen einer E-Mail mithilfe einer Vorlage in Outlook

So schreiben Sie eine neue Nachricht (Antworten siehe unten) mithilfe einer Nachrichtenvorlage in Outlook:

  1. Gehen Sie zur Startseite und wählen Sie Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen. Wählen Sie in Outlook 2007 Extras > Formulare > Formular auswählen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Formular auswählen den Dropdown-Pfeil Suchen in und wählen Sie Benutzervorlagen im Dateisystem .

  3. Wählen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten.

  4. Wählen Sie Öffnen .

Erstellen Sie eine einfache E-Mail-Vorlage für schnelle Antworten in Outlook

So richten Sie eine Vorlage für Antworten in Outlook ein:

  1. Gehen Sie zur Registerkarte Home .

  2. Wählen Sie in der Gruppe Quick Steps die Option Create New aus .

  3. Geben Sie im Textfeld Name einen aussagekräftigen Namen für die Antwortvorlage ein.

  4. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Aktion auswählen.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Antworten die Option Antworten .

    Um eine einfache Vorlage für neue Nachrichten einzurichten, die einen Standardempfänger enthalten, wählen Sie Neue Nachricht .

  6. Wählen Sie Show Options .

  7. Geben Sie in das Textfeld die Nachricht für Ihre Antwort ein. Fügen Sie eine Unterschrift bei.

  8. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Wichtigkeit und dann Normal , damit Ihre Antwort unabhängig von der Stufe der ursprünglichen Nachricht mit normaler Wichtigkeit ausgeht.

  9. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Automatisch nach 1 Minute Verzögerung senden . Die Nachricht wird automatisch an den Postausgang gesendet und bleibt 1 Minute lang im Postausgang. Während dieser Zeit können Sie es löschen oder bearbeiten.

  10. Um weitere Aktionen hinzuzufügen, wählen Sie Aktion hinzufügen. Fügen Sie beispielsweise eine Aktion hinzu, um die ursprüngliche Nachricht in Ihren Archivordner zu verschieben, oder eine Aktion, um sie mit einer Farbe zu kategorisieren, um Nachrichten zu identifizieren, die eine Antwort vom Typ "Boilerplate" erhalten haben.

  11. Um eine Tastenkombination für die Aktion hinzuzufügen, wählen Sie den Dropdown-Pfeil für die Tastenkombination und anschließend eine Tastenkombination aus.

  12. Wählen Sie Speichern . Wählen Sie in Outlook 2019 Fertig stellen aus .

Schnelle Antwort auf eine E-Mail mithilfe einer Schnellantwortvorlage in Outlook

So senden Sie eine Antwort mit einer vordefinierten Quick Step-Vorlage:

  1. Wählen Sie die Nachricht aus, auf die Sie antworten möchten. Öffnen Sie die Nachricht entweder im Lesebereich oder in einem separaten Fenster.

  2. Wenn die Nachricht im Lesebereich angezeigt wird, wechseln Sie zur Registerkarte Startseite . Wenn die Nachricht in einem separaten Fenster angezeigt wird, wechseln Sie zur Registerkarte Nachricht .

  3. Wählen Sie in der Gruppe Schnellschritte den Schnellschritt für die Antwortvorlage aus. Wenn Sie eine Tastenkombination für die Aktion definiert haben, drücken Sie die entsprechenden Tastaturtasten.

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der E-Mail vor und wählen Sie dann Senden .