Wie Apples Kalender- und Kontakt-Apps Sie produktiver machen können

Wissen ist Produktivitätskraft

Wir haben alle viel zu tun, und für viele iOS-Benutzer sind die Apps "Kalender" und "Kontakte" der Schlüssel zum Erreichen der täglichen Kommunikations- und Produktivitätsziele. Mit diesen Tipps sind Sie mit beiden Apps weitaus produktiver.

Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf iOS-Geräte - iPhones, iPads und iPod Touch-Geräte - mit iOS 12 oder iOS 11 sowie gegebenenfalls auf Macs mit macOS 10.14 Mojave, macOS 10.13 High Sierra und macOS 10.12 Sierra.

Stellen Sie Ihre Kontakte vor

Wenn jemand anruft, zeigt Ihr iOS-Mobilgerät seine Nummer und seinen Namen auf dem Bildschirm an. Das iOS-Betriebssystem ist intelligent genug, um zu erraten, wer anruft, indem Sie Ihre E-Mail-Nachrichten überprüfen, wenn eine Telefonnummer nicht in den Kontakten enthalten ist.

Eine Möglichkeit, mit der Sie ganz einfach feststellen können, wer Sie anruft, besteht darin, ein Bild Ihres Kontakts hinzuzufügen. So wissen Sie mit einem Blick, wer anruft.

  1. Tippen Sie auf die Telefon-App und wählen Sie im unteren Bereich des Bildschirms Kontakte .

  2. Blättern Sie und tippen Sie auf den Namen einer Person, für die Sie ein Foto hinzufügen möchten.

  3. Tippen Sie oben rechts auf Bearbeiten .

  4. Tippen Sie oben links auf dem Bildschirm auf Foto hinzufügen.

  5. Wählen Sie entweder Foto aufnehmen ( mit der Kamera Ihres Geräts) oder Foto auswählen (indem Sie in Ihrer Fotobibliothek auf eines tippen).

  6. Das Foto wird in einem kreisförmigen Fenster angezeigt. Bewegen und skalieren Sie das Bild, indem Sie das Bild mit dem Finger innerhalb des gut sichtbaren Rahmens bewegen und das Bild mit kleinen Gesten auf die richtige Größe skalieren.

  7. Wenn das Bild des Kontakts Ihren Wünschen entspricht , tippen Sie auf Auswählen , um das Foto zum Kontakt hinzuzufügen.

In Zukunft wird ein Bild des Kontakts auf Ihrem iPhone-Display angezeigt, wenn er Sie anruft.

Sie können Kontakte auch aus Fotos heraus mit Bildern versehen. Wenn Sie ein Bild finden, das Sie für einen Kontakt verwenden möchten, tippen Sie auf das Symbol Freigeben und wählen Sie Zu Kontakt zuweisen . Wählen Sie dann den Kontakt in der Kontaktliste aus.

Verpassen Sie nie eine E-Mail von jemandem, der etwas bedeutet

Die VIP-Funktion von Mail bietet eine hervorragende Möglichkeit, eingehende E-Mails von wichtigen Kontakten zu überwachen. Alle Nachrichten der wichtigsten Kontakte werden in einem übersichtlichen Ordner zusammengefasst. Sie können Ihr iOS-Gerät auch so einstellen, dass Sie benachrichtigt werden, wenn Sie Nachrichten von wichtigen Personen erhalten. So richten Sie VIP-Mail ein.

  1. Öffnen Sie die Mail- App auf Ihrem iOS-Gerät und wechseln Sie zu den Postfächern Aussicht. Wenn Sie eine VIP-Mailbox bereits in der Liste sehen, fahren Sie mit Schritt 4 fort.

  2. Wenn Sie keine VIP-Mailbox sehen, tippen Sie oben im Bildschirm Mailboxen auf Bearbeiten .

  3. Tippen Sie auf den Kreis neben der VIP- Mailbox, um sie einzuschalten. Tippen Sie auf Fertig , um zum Bildschirm Mailboxen zurückzukehren, der jetzt eine VIP-Mailbox enthält.

  4. Tippe auf das eingekreiste I (Informationstaste) Rechts neben VIP , um die VIP-Liste zu öffnen.

  5. Tippen Sie auf VIP hinzufügen, um Kontakte auszuwählen, die Sie zur Liste hinzufügen möchten.

    Sie können auch Kontakte zu Ihrer VIP-Mailbox hinzufügen, indem Sie den Cursor in einer E-Mail direkt links neben den Namen des Absenders bewegen und auf den Stern klicken, der angezeigt wird.

  6. Nachdem Sie die gewünschten Personen in Ihrer VIP-Liste ausgewählt haben, scrollen Sie zum Ende der Liste und tippen Sie auf VIP-Benachrichtigungen .

  7. Aktivieren Sie Benachrichtigungen zulassen und legen Sie dann den von Ihnen bevorzugten Benachrichtigungsstil fest.

Planen Sie Ereignisse im Kalender neu

Wenn Sie die Uhrzeit eines geplanten Ereignisses ändern müssen, können Sie:

  • Tippen Sie auf dem iPhone und dem Mac auf das Ereignis, um es zu öffnen, tippen Sie auf Bearbeiten und ändern Sie die Uhrzeit, den Tag oder den Ort.
  • Sie können Siri sowohl auf iPhones als auch auf Macs verwenden, um einen Termin zu verschieben.

Kalenderereignisse aus E-Mail hinzufügen

Apple hat eine Reihe von Datenerkennungsprogrammen entwickelt, mit denen Ereignisse einfach aus E-Mails hinzugefügt werden können. So funktioniert es: Wenn Sie eine E-Mail mit einem Ereignis erhalten, sollte oben auf dem Bildschirm Ihres Mobilgeräts ein kleines Element angezeigt werden. Es enthält ein Kalendersymbol und einen Satz: Siri hat in dieser E-Mail ein Ereignis gefunden .

Wenn Sie das Ereignis zu Ihrem Kalender hinzufügen möchten, müssen Sie nur auf Zum Kalender hinzufügen tippen. Ein neues Kalenderereignis wird für Sie erstellt.

Ändern der Standardzeiten für Kalenderalarme

Jeder hat andere Bedürfnisse. Möglicherweise müssen Sie die Uhrzeit der Warnung ändern, wenn Sie neue Kalenderalarmelemente erstellen. Ändern Sie die Standardzeit in eine, die besser zu Ihnen passt.

Öffnen Sie dazu Einstellungen > Kalender > Standardwarnzeiten . Hier können Sie die am besten geeignete Zeit für Warnungen auswählen, um Sie an Geburtstage, Ereignisse und ganztägige Ereignisse zu erinnern. Wenn Sie in Zukunft eine Ereignisbenachrichtigung erstellen, ist die Standardzeit Ihre übliche Voreinstellung, sodass Sie beim Einrichten neuer Ereignisse einige Sekunden sparen.

Legen Sie die Reisezeit-Benachrichtigungen im Kalender fest

Eine der nützlichsten Kalenderfunktionen ist die Möglichkeit, herauszufinden, wie lange Sie brauchen, um zu geplanten Ereignissen zu gelangen. Gehen Sie folgendermaßen vor um dies zu verwenden:

  1. Erstellen Sie ein Ereignis auf die übliche Weise und öffnen Sie dieses Ereignis.

  2. Tippen Sie auf Bearbeiten .

  3. Geben Sie als Nächstes den Veranstaltungsort ein und lassen Sie den Kalender auf Ihre Standortdaten zugreifen, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

  4. Tippen Sie auf Alarm und erstellen Sie dann im Dropdown-Menü eine Zeit zum Verlassen des Alarms. Sie können mehrere Erinnerungen erstellen, einschließlich herkömmlicher Erinnerungen, an die bevorstehende Veranstaltung. Wenn Sie die Benachrichtigung " Zeit bis zum Verlassen" festlegen , werden Sie von Ihrem Gerät daran erinnert, wann Sie zu Ihrem Besprechungsziel aufbrechen müssen.

Kalender mit anderen teilen

Die Möglichkeit, Kalender mit anderen zu teilen, ist ein wenig genutztes Juwel. Dies kann nützlich sein, wenn Sie familien- oder arbeitsbezogene Kalender freigeben möchten.

Wenn Sie einen Kalender freigeben, kann jeder, für den Sie ihn freigeben möchten, den Kalender lesen oder bearbeiten und eigene Einträge hinzufügen. Aus diesem Grund sollten Sie einen bestimmten Kalender für die Freigabe erstellen, anstatt alle Ihre privaten Zeitplandaten freizugeben.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen neuen Kalender zu erstellen und freizugeben:

  1. Öffnen Sie Kalender und tippen Sie unten in der Anzeige auf Kalender .

  2. Tippen Sie auf Kalender hinzufügen , benennen Sie den neuen Kalender und weisen Sie ihm eine Farbe zu.

  3. Tippen Sie auf Fertig , um zur Liste der Kalender zurückzukehren.

  4. Tippen Sie in der Liste der Kalender auf das I (Informationsschaltfläche) rechts neben dem Kalender, den Sie gerade erstellt haben und freigeben möchten.

  5. Tippen Sie im nächsten Bildschirm auf Person hinzufügen .

  6. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie den Kalender freigeben möchten, um ihnen eine Einladung zum Freigeben des Kalenders zu senden.

  7. Tippen Sie neben der eingegebenen E-Mail-Adresse auf Anzeigen und bearbeiten . Bewegen Sie den Schieberegler neben Bearbeitung zulassen in die Position Ein / Grün.

Nachdem die von Ihnen per E-Mail verschickten Personen Ihre Einladung angenommen haben, können Sie und Ihre Familie oder Kollegen die Zeitpläne des jeweils anderen nachverfolgen, um sicherzustellen, dass Sie nicht in Konflikt geraten.

Wenn Sie Kalender freigeben, werden Sie benachrichtigt, wenn die Personen, die Sie freigeben, etwas hinzufügen oder bearbeiten.

Verwenden Sie Spitznamen mit Kontakten

Wenn Sie Spitznamen verwenden, können Sie Siri bitten, "meine Mutter anzurufen" oder "den Arzt anzurufen" oder "eine Nachricht an den Chef zu senden". Siri ist intelligent genug, um bei der Ausführung eines Befehls nach den Spitznamen von Personen zu suchen, obwohl Sie diese Namen zuerst zuweisen müssen.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

Methode 1: Verwenden Sie den Bildschirm "Kontakte"

  1. Öffnen Sie den Bildschirm Kontakte für die Person, zu der Sie Informationen hinzufügen möchten.

  2. Tippen Sie oben auf dem Bildschirm auf Bearbeiten .

  3. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Feld hinzufügen .

  4. Wählen Sie Spitzname aus den Optionen.

  5. Tippen Sie auf das Feld Spitzname oben auf der Karte.

  6. Geben Sie einen Namen oder eine Beziehung ein, z. B. Dad, Mom, My Boss oder was auch immer, und tippen Sie auf Fertig .

Der Kurzname wird unmittelbar unter dem Namen des Kontakts am oberen Bildschirmrand angezeigt.

Methode zwei: Verwenden Sie Siri

Starten Sie Siri und fordern Sie es auf, einen Spitznamen zu nennen - zum Beispiel "Dad". Wenn Sie einem Kontakt noch keinen Spitznamen zugewiesen haben, fragt Siri, wer die richtige Person ist.

Nachdem Sie die richtige Person benannt haben, fragt Siri, ob Sie sich daran erinnern möchten, dass sich der Spitzname auf diesen Kontakt bezieht. Sagen Sie "Ja" und Sie können diesen Spitznamen verwenden, um in Zukunft auf den Kontakt zu verweisen.

Mit anderen Diensten arbeiten

Ihre Kalender- und Kontakt-Apps können mit Diensten von Drittanbietern synchronisiert werden, einschließlich Yahoo, Google und Microsoft Exchange-kompatiblen Lösungen. Dies ist nützlich für gelegentliche Google Mail-Benutzer, aber unerlässlich für Personen, die über iPhones auf Unternehmenssysteme zugreifen müssen.

So synchronisieren Sie mit einem Drittanbieter-Service:

  1. Öffnen Sie Einstellungen .

  2. Tippen Sie auf Passwörter und Konten .

  3. Wählen Sie Konto hinzufügen.

  4. Wählen Sie den Kontotyp aus, mit dem Sie Daten synchronisieren möchten. Tippen Sie auf Andere, wenn Ihre Option nicht in der Liste angezeigt wird.

  5. Wählen Sie den Kontotyp aus, den Sie verwenden, und geben Sie die relevanten Details ein, um eine Verbindung mit dem Dienst herzustellen.

Nachdem Sie diese Konten auf Ihrem iPhone eingerichtet haben, werden Ihr iPad und Ihr Mac automatisch mit den Diensten synchronisiert. Dies bedeutet, dass Sie mit Ihrem Apple-Produkt auf Arbeitskalender zugreifen und Termine planen können.

Bonus für Mac-Benutzer: Ein Planungstipp

Dies ist eine so großartige Funktion, dass es schade ist, dass sie derzeit nur auf Macs verfügbar ist. Die Möglichkeit, fast jede Art von Datei nach Zeitplan zu öffnen, ist ein wenig bekanntes Talent. Sie können es beispielsweise verwenden, um Arbeitszeittabellen zu verwalten oder um sicherzustellen, dass Präsentationsmaterialien verfügbar sind, wenn Sie auf dem Weg zu einer Besprechung sind.

Das Feature ist ein wenig versteckt, aber so funktioniert es:

  1. Erstellen Sie ein neues Ereignis im Kalender mit Befehlstaste + N oder durch Klicken auf das Pluszeichen (+) am oberen Bildschirmrand.

  2. Doppelklicken Sie auf das Ereignis, um das Informationsfenster zu öffnen.

  3. Klicken Sie im Informationsfenster auf das Datum, um es zu erweitern.

  4. Tippen Sie auf das Warnfeld , um ein Dropdown-Menü zu öffnen.

  5. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Benutzerdefiniert .

  6. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Feld im oberen Feld die Option Datei öffnen aus.

  7. Wählen Sie die Datei aus, die Sie öffnen möchten, und legen Sie die Zeit fest, zu der die Warnung aktiviert wird.

  8. Klicken Sie auf OK .

Wenn dieses Ereignis stattfinden soll, wird Ihr Dokument geöffnet, sodass Sie direkt zu Ihrer Besprechung gehen können. Sie können zusätzliche Alarme hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + neben dem Alarm tippen.