Fügen Sie eine elektronische Signatur in Microsoft Office hinzu

Diese digitale ID kann Ihren Dokumenten Glanz und Sicherheit verleihen

Sie können eine Signaturzeile hinzufügen, die eine sichtbare oder unsichtbare digitale Signatur in Microsoft Office-Dokumente einbeziehen kann. Mit diesen Tools können Sie die Zusammenarbeit mit anderen optimieren.

Zusätzlich zu dieser Bequemlichkeit bieten Dokumentensignaturen ein beruhigendes Gefühl und helfen Ihnen dabei, Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten eine professionelle Politur und Sicherheit zu verleihen.

Gründe für die Verwendung von Signaturen in Microsoft Office-Dokumenten

Aber ist das wirklich wichtig? Laut der Microsoft-Hilfeseite bieten diese Signaturen eine Authentifizierung, die Folgendes gewährleistet:

  • Die digitale Signatur ist gültig.
  • Das mit der digitalen Signatur verknüpfte Zertifikat ist aktuell (nicht abgelaufen).
  • Der unterzeichnenden Person oder Organisation, die als Herausgeber bezeichnet wird, wird vertraut.
  • Das mit der digitalen Signatur verknüpfte Zertifikat wird dem signierenden Herausgeber von einer seriösen Zertifizierungsstelle (CA) ausgestellt.

Auf diese Weise erhält die digitale Signatur eines Dokuments die Integrität Ihres Dokuments, sowohl für Sie selbst als auch für diejenigen, für die Sie Dokumente freigeben. Obwohl Sie wahrscheinlich nicht jedes in Microsoft Office erstellte Dokument signieren müssen, können Sie bestimmte Dokumente mit Signaturen versehen.

Hier ist wie

  1. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Signatur wünschen, und wählen Sie dann Einfügen > Signaturzeile (Gruppe Text) .
  2. Die Eingabeaufforderungen führen Sie durch den Prozess der Zuweisung einer digitalen Signatur. Eine digitale Signatur ist eine Sicherheitsschicht. Unter demselben Menü-Tool, das oben erwähnt wurde, wird eine Option zum Hinzufügen von Signaturdiensten angezeigt, die Sie möglicherweise interessieren.
  3. Als nächstes müssen Sie im Dialogfeld Signatur-Setup Details eingeben . Während Sie dies tun, geben Sie die Informationen für die Person ein, die die Datei signiert. Diese Person kann Sie selbst sein oder auch nicht. Sie finden Felder für den Namen, den Titel und die Kontaktinformationen der Partei.
  4. Normalerweise ist es eine gute Idee, das Signaturdatum in der Nähe der Signaturzeile anzuzeigen . Sie können diese Funktion über das Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren.
  5. Da der Unterzeichner möglicherweise nicht Sie selbst sind, ist es möglicherweise eine gute Idee, auch Unterzeichnungsanweisungen zu hinterlassen. Sie sehen auch ein Feld für benutzerdefinierten Text. Darüber hinaus können Sie den Unterzeichnern erlauben, Kommentare zusammen mit ihrer Unterschrift zu hinterlassen. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, um unnötiges Hin- und Her zu vermeiden, da die unterzeichnende Person einfach spezielle Bedingungen festlegen kann, von denen ihre Unterschrift abhängig ist. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen.

Tipps

  1. Beachten Sie, dass Sie einem Dokument mehr als eine Signaturzeile hinzufügen können. Dies ist jedoch häufig der Fall, da viele Dateien in Zusammenarbeit erstellt werden. Wiederholen Sie einfach die obigen Schritte für jede weitere Signaturzeile.
  2. Denken Sie daran, dass Sie entweder eine visuelle oder eine unsichtbare Signatur hinzufügen können. Die obigen Schritte beschreiben, wie Sie die sichtbare Version in eines Ihrer Dokumente integrieren können. Wenn Sie eine unsichtbare Signatur hinzufügen möchten, mit der die Empfänger den Ursprung der Datei nachvollziehen können, klicken Sie auf die Schaltfläche Office - Vorbereiten - Digitale Signatur hinzufügen.
  3. Müssen Sie eine Dokumentzeile signieren, die eine andere Person in einem Microsoft Office-Dokument angegeben hat? Doppelklicken Sie dazu auf die Signaturzeile. Von dort aus können Sie einige Einstellungen festlegen, z. B. die Verwendung einer Bilddatei Ihrer Signatur, wenn Sie bereits eine gespeichert und verfügbar haben. Bereitstellen einer farbigen oder handschriftlichen Unterschrift mit Ihrer Fingerspitze oder Ihrem Stift; oder einschließlich einer gedruckten Version Ihrer Unterschrift für diejenigen von uns mit unleserlichen Unterschriften!
  4. Entfernen Sie Signaturen, indem Sie auf die Schaltfläche Office - Vorbereiten - Signaturen anzeigen klicken . Von dort aus können Sie angeben, ob Sie eine, mehrere oder alle Signaturen entfernen möchten.