Regeln für das Senden einer ersten Sofortnachricht oder eines ersten Textes

Wie Sie höflich sein, wenn Ihr Empfänger Sie nicht kennt

Wenn Sie es gewohnt sind, SMS zu schreiben oder Instant Messaging (IM) zu verwenden, um mit Freunden und Kollegen zu kommunizieren, können Sie möglicherweise nicht erkennen, wie eine Nachricht von einer unbekannten Person einem neuen Kontakt völlig zufällig erscheinen kann. Beachten Sie diese Regeln, wenn Sie zum ersten Mal eine SMS oder eine IM senden müssen, insbesondere, wenn diese Personen keinen Grund haben, mit Ihrer Kommunikation zu rechnen.

Bitte um Erlaubnis zu Text

Fragen Sie nach Möglichkeit persönlich, telefonisch oder per E-Mail, wie Personen kontaktiert werden möchten. Möglicherweise haben sie einen eingeschränkten SMS-Plan, von der Verwendung von Sofortnachrichten an ihrem Arbeitsplatz wird abgeraten, oder sie bevorzugen einfach E-Mails.

Stelle dich vor

Stellen Sie sich vor, wenn Sie zum ersten Mal eine SMS schreiben oder eine IM senden. Erinnern Sie den Empfänger an frühere Mitteilungen (siehe oben), oder teilen Sie ihm gegebenenfalls mit, wie Sie diese gefunden haben und warum Sie mit ihnen Kontakt aufnehmen. Hier sind einige Beispielskripte:

  • "Hallo Alice, ich bin Joan Smith von XYZ Consultants. Ich wurde von Sally Jones an Sie verwiesen. Haben Sie Zeit, über Sallys neues Projekt zu sprechen?"
  • "Hallo Penny, es ist Kylie von Joe Jenkins 'Party. Ich möchte das von dir empfohlene Buch unbedingt lesen, aber ich habe Probleme, es zu finden. Irgendwelche Ideen?"
  • Hallo, Brad Jones von der Buchhaltung, ich habe eine Frage zu Ihrem Erstattungsantrag. Haben Sie jetzt Zeit, es zu beantworten, oder soll ich Sie später anrufen? "

Wenn Sie diese Art der Einführung verwenden, vermeiden Sie, dass Ihre Nachricht zufällig erscheint oder an die falsche Person gerichtet ist. Sie können eine ähnliche Strategie anwenden, wenn Sie jemanden kontaktieren müssen, nachdem Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht mit ihm Kontakt aufgenommen haben.

Halte es kurz

Beginnen Sie mit der Einführung und dem Kontext, bis der Empfänger antwortet. Andernfalls können Sie eine detaillierte Nachricht verfassen und senden, die noch nie gesehen wurde.

Wenn Sie keine Antwort erhalten, setzen Sie sich höflich mit uns in Verbindung

Das Senden einer Kurzmitteilung oder einer Sofortnachricht ohne Antwort bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie ignoriert werden. Wahrscheinlich überwacht der Empfänger gerade nicht sein Telefon oder seinen Computer. Setzen Sie nach einer angemessenen Zeitspanne eine weitere Nachricht in Verbindung. Möglicherweise möchten Sie auch versuchen, den Empfänger per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren. Wenn es sich um eine Arbeitssituation handelt, können Sie auch versuchen, am Schreibtisch vorbeizuschauen.